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邮件合并功能介绍

大家或许都曾遇到过需要发出大量邮件的情况，比如发送邀请函、通知或营销邮件。这时候，Microsoft Word中的“邮件合并”功能就是一个绝佳的工具。它可以帮助你轻松地将相同内容的邮件发送给多个收件人，同时根据需要个性化每封邮件的细节。

准备工作

首先，你需要准备两样东西：一个包含收件人信息的电子表格（通常是Excel文件）和一封包含邮件正文的Word文档。

• Excel文件中应包括至少一列电子邮件地址，其他列可包含你想在邮件中个性化的信息，如姓名、公司等。
• Word文档则是你要发送的邮件模板，需在特定位置插入占位符，以便稍后替换为具体信息。

步骤一：启动邮件合并向导

在Word中，打开邮件合并向导，可以通过点击“邮件”选项卡，然后选择“开始邮件合并”来启动。选择“邮件”作为合并类型，因为我们希望最终输出电子邮件。

步骤二：选择收件人

选择“选择收件人”按钮，然后点击“使用现有列表”，选择你之前准备好的Excel文件。导入之后，确保正确选择要使用的工作表，并确认Excel文件中的第一行是否包含列标题。

步骤三：插入合并字段

在Word文档中，将光标放置在需要插入个性化信息的位置，点击“插入合并字段”按钮，选择相应的字段名称。例如，可以在邮件开头插入“姓名”字段，以便每封邮件都能自动填入收件人的名字。

步骤四：预览和完成合并

使用“预览结果”功能检查合并后的效果，确保每个字段都正确替换为相应的信息。如果一切看起来都不错，那么就可以点击“完成并合并”，选择“发送电子邮件”选项。

步骤五：发送邮件

在弹出的对话框中，指定用于收件人的电子邮件字段，以及邮件主题。设置好这些后，点击“确定”按钮，Word会通过默认的邮件客户端发送所有邮件。

小贴士

• 在发送邮件之前，务必仔细检查邮件内容和合并字段，以免出现错误。
• 如果邮件数量较多，建议分批次发送，以免被邮箱服务商识别为垃圾邮件。
• 使用邮件合并功能时，确保Excel文件和Word文档的路径不包含特殊字符或过长路径，以避免不必要的问题。